Contratar al primer empleado trae obligaciones federales de impuestos sobre la nómina para un pequeño negocio de Brownsville o del Valle del Río Grande: retenciones, depósitos, una declaración trimestral y comprobantes de salario al cierre del año. Este artículo resume, en lenguaje sencillo, lo que dice el IRS sobre el Formulario 941, los calendarios de depósito y los formularios de fin de año. Las fuentes se revisaron el 30 de octubre de 2026. No revisa la situación fiscal de ningún negocio.
Qué incluyen los impuestos federales sobre el empleo
La página del IRS sobre cómo entender los impuestos sobre el empleo describe las principales partes federales que maneja un empleador:
- El impuesto federal sobre el ingreso retenido de los salarios de los empleados
- Los impuestos del Seguro Social y Medicare, que incluyen una parte del empleado retenida de su pago y una parte igual que paga el empleador
- El Impuesto Adicional al Medicare, retenido de los salarios de un empleado que superan el umbral que indica el IRS (el empleador no paga una parte igual de este impuesto)
- El impuesto federal de desempleo (FUTA), que el empleador paga con sus propios fondos y no se retiene a los empleados
El Formulario W-4 de cada empleado le indica al empleador cuánto impuesto federal sobre el ingreso debe retener. Las tasas y los límites salariales vigentes se publican en la Publicación 15 (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores; este artículo no los repite.
Antes de empezar, el negocio necesita un Número de Identificación de Empleador, y los dueños que trabajan por cuenta propia pueden tener sus propios impuestos estimados trimestrales, que son aparte de los depósitos de nómina. Nuestro artículo anterior sobre lo básico del EIN explica cómo lo asigna el IRS. Si todavía está decidiendo si un trabajador es empleado o contratista independiente, nuestro artículo sobre 1099-NEC o W-2 explica el enfoque del IRS.
Formulario 941: la declaración trimestral
Según la página del IRS Acerca del Formulario 941, Declaración Federal Trimestral del Empleador, los empleadores usan el Formulario 941 para declarar el impuesto federal sobre el ingreso, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare retenidos de los cheques de pago de los empleados, y para declarar la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
La página del IRS sobre fechas de vencimiento de los impuestos sobre el empleo indica que las fechas trimestrales son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero (para el cuarto trimestre del año anterior). La misma página dice que, si depositó todos los impuestos a tiempo, tiene 10 días naturales adicionales para presentar la declaración, y que si la fecha cae en sábado, domingo o día feriado oficial, se puede presentar el siguiente día hábil.
Para el tercer trimestre de 2026, la fecha indicada es el 31 de octubre de 2026, que cae en sábado, así que aplica la regla del IRS para fines de semana.
Formulario 944 para algunos empleadores pequeños
La misma página de fechas dice que los empleadores pequeños cuya obligación anual de impuestos sobre el empleo sea de $1,000 o menos pueden presentar el Formulario 944, Declaración Federal Anual del Empleador, si el IRS lo aprueba. Según la página Acerca del Formulario 944 y la de fechas, solo se presenta si el IRS se lo notificó por escrito.
Depósitos: mensuales o bisemanales
La página del IRS sobre cómo depositar y declarar los impuestos sobre el empleo dice que hay dos calendarios de depósito, mensual y bisemanal, y que usted debe determinar cuál le corresponde antes del inicio de cada año calendario.
La Publicación 15 explica cómo:
- El período retroactivo. Para quienes presentan el Formulario 941, el calendario de un año depende del total de impuestos declarados en el Formulario 941 durante un período de cuatro trimestres que va del 1 de julio al 30 de junio. Si declaró $50,000 o menos, deposita con calendario mensual. Si declaró más de $50,000, deposita con calendario bisemanal.
- Empleadores nuevos. Para quienes presentan el Formulario 941, la obligación de cualquier trimestre del período retroactivo anterior al inicio del negocio se considera cero, por lo que un negocio nuevo deposita con calendario mensual durante su primer año calendario.
- Calendario mensual. Los impuestos sobre los pagos hechos durante un mes se depositan a más tardar el día 15 del mes siguiente.
- Calendario bisemanal. Los impuestos sobre salarios pagados el miércoles, jueves o viernes se depositan a más tardar el miércoles siguiente. Los impuestos sobre salarios pagados de sábado a martes se depositan a más tardar el viernes siguiente.
- La regla de $100,000 del día siguiente. Si acumula $100,000 o más en impuestos en cualquier día de un período de depósito, la Publicación 15 dice que debe depositar a más tardar el siguiente día hábil, sin importar su calendario.
La página Acerca del Formulario 941 agrega que quienes depositan con calendario bisemanal también presentan el Anexo B (Formulario 941), Registro de la Obligación Tributaria.
Cómo se hacen los depósitos
El IRS dice que los depósitos de impuestos federales deben hacerse por transferencia electrónica de fondos. Su página de depósitos menciona opciones gratuitas: la cuenta tributaria de su negocio, IRS Direct Pay para negocios y el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Indica que otros métodos, como una transferencia bancaria el mismo día, pueden tener un cargo.
FUTA y el Formulario 940
El impuesto FUTA se declara una vez al año en el Formulario 940. La página de depósitos del IRS dice que se requiere depositar el FUTA en un trimestre en que el impuesto adeudado supere $500, y que el depósito vence al final del mes siguiente al cierre de ese trimestre. Según la página de fechas, el Formulario 940 vence el 31 de enero, con 10 días naturales adicionales si todo el FUTA se depositó a tiempo.
Las obligaciones estatales de nómina, como el impuesto de desempleo de Texas ante la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (TWC), son aparte y no se tratan aquí.
Cierre del año: Formularios W-2 y W-3
La página de fechas del IRS dice que los empleadores presentan los Formularios W-2 junto con el Formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social para declarar los salarios y los impuestos retenidos del año anterior, y que deben entregar el Formulario W-2 a los empleados a más tardar el 31 de enero. Las instrucciones están en la página Acerca del Formulario W-2.
Registros que debe conservar
La página del IRS sobre registros de impuestos sobre el empleo dice que se deben conservar todos los registros por lo menos cuatro años después de presentar la declaración del cuarto trimestre del año. La lista incluye su EIN, los pagos de salario, los datos de los empleados, los Formularios W-4, los depósitos con sus números de confirmación del EFTPS y las declaraciones presentadas.
Paso a paso: un calendario de impuestos sobre la nómina
1. Confirme su EIN y la clasificación de cada trabajador
Asegúrese de que el negocio tenga EIN, de que cada trabajador esté clasificado según las reglas del IRS y de que cada empleado le haya entregado un Formulario W-4 vigente.
2. Determine su calendario de depósito
Antes de cada año calendario, use el período retroactivo de la Publicación 15 para confirmar si deposita con calendario mensual o bisemanal. Quien presenta el Formulario 941 por primera vez empieza con calendario mensual.
3. Prepare los pagos electrónicos
Inscríbase en el EFTPS o use la cuenta tributaria de su negocio o Direct Pay antes de que venza el primer depósito.
4. Anote las fechas trimestrales y anuales
Ponga en el calendario del negocio las fechas del Formulario 941 (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero), la revisión trimestral del FUTA y las fechas del 31 de enero para los Formularios W-2, W-3 y 940.
Preguntas frecuentes
Si pago un servicio de nómina, ¿sigo siendo responsable?
La página de depósitos del IRS menciona un servicio de nómina como una forma de hacer los pagos, y la Publicación 15 trata los acuerdos con terceros pagadores en su propia sección. Guardar sus propios registros de depósitos le ayuda a confirmar que los pagos se hicieron.
¿Qué pasa si no se pagan los impuestos retenidos?
La Publicación 15 explica que, si los impuestos fiduciarios no pagados no se pueden cobrar de inmediato al negocio, la multa de recuperación de fondos fiduciarios (trust fund recovery penalty) puede imponerse a todas las personas que el IRS determine que eran responsables de cobrar, contabilizar o pagar esos impuestos y que actuaron intencionalmente al no hacerlo. Este artículo no calcula ninguna multa.
Preguntas en Brownsville y el Valle del Río Grande
Garduño Tax & Associates trabaja con individuos, familias y pequeños negocios en Brownsville y el sur de Texas, incluidos servicios de nómina y contabilidad. Si va a contratar empleados y quiere organizar los formularios y las fechas del IRS involucrados, puede contactar la oficina para revisar los documentos.
Este artículo es información general, no asesoría fiscal. Leerlo o comunicarse con la oficina no crea una relación de cliente.