Muchos pequeños negocios de Brownsville y el Valle del Río Grande llegan al momento en que un banco, un cliente o una agencia estatal les pide un "EIN". El Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es el número de identificación fiscal federal que el IRS asigna a negocios, organizaciones exentas de impuestos y otras entidades. Este artículo explica, en lenguaje sencillo, lo que dice el IRS sobre quién lo necesita, cómo solicitarlo, cuándo se puede empezar a usar y qué hacer cuando el negocio cambia o cierra. Las fuentes se revisaron el 27 de octubre de 2026. Este artículo no revisa la situación fiscal de ninguna persona.
Qué es un EIN
Según la página del IRS sobre números de identificación de empleador, un EIN es un número de identificación fiscal federal para negocios, organizaciones exentas y otras entidades, y se puede obtener gratis directamente del IRS. La publicación del IRS Understanding Your EIN (Publicación 1635) lo describe como un número de nueve dígitos con el formato 12-3456789.
El EIN es distinto del Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN). El ITIN se emite a ciertas personas para reportar impuestos federales, mientras que el EIN identifica a un negocio u otra entidad. Nuestro artículo anterior sobre el ITIN y el Formulario W-7 explica el lado individual.
Quién generalmente necesita un EIN
La página del IRS sobre cómo obtener un número de identificación de empleador dice que, en general, se necesita un EIN para:
- Contratar empleados
- Operar una sociedad colectiva (partnership) o una corporación
- Pagar impuestos sobre ventas e impuestos especiales (excise)
- Cambiar la estructura o la propiedad del negocio
- Administrar ciertos fideicomisos, planes de jubilación y herencias
La página del IRS sobre números de identificación de empleador agrega que también se necesita un EIN si se retienen impuestos sobre ingresos, distintos de salarios, pagados a un extranjero no residente. También dice que se puede pedir uno para fines bancarios o de impuestos estatales aunque no se necesite para impuestos federales.
Si está decidiendo si contratar trabajadores, nuestro artículo anterior sobre trabajadores 1099-NEC vs. W-2 explica cómo distingue el IRS entre contratistas y empleados.
Antes de solicitarlo
El IRS menciona algunos puntos que conviene atender primero:
- Forme primero la entidad. Si va a crear una LLC, una sociedad o una corporación, el IRS dice que debe registrarla en su estado antes de solicitar el EIN. En Texas, eso generalmente significa una presentación ante la Secretaría de Estado de Texas.
- Use el nombre legal exacto. Escriba el nombre del negocio tal como aparece en sus documentos de registro o constitución.
- Identifique a la parte responsable. La página del IRS sobre partes responsables y nominatarios dice que la parte responsable es quien es dueño, controla o ejerce control efectivo sobre la entidad y maneja directa o indirectamente sus fondos y bienes. Debe ser una persona, no una entidad, salvo en el caso de entidades gubernamentales.
- No use un nominatario. El IRS dice que un nominatario, alguien con autoridad limitada para actuar durante la constitución, no puede solicitar un EIN y no debe aparecer en el Formulario SS-4.
Cómo solicitarlo
El IRS indica estas formas de solicitarlo cuando el lugar principal del negocio está en Estados Unidos:
- En línea. La solicitud en línea del IRS es gratuita. Debe completarse en una sola sesión, no se puede guardar para después y vence tras 15 minutos de inactividad. El IRS dice que puede usar la herramienta si es una organización nacional con lugar principal de negocios en EE. UU. y una parte responsable con número de Seguro Social o ITIN. El IRS advierte que hay que tener cuidado con los sitios web que cobran por un EIN, porque nunca hay que pagar una tarifa por obtenerlo.
- Por fax. Envíe el Formulario SS-4 al número de fax que indica el IRS. El IRS dice que si incluye un número de fax, le enviará una hoja con el EIN en unos cuatro días hábiles.
- Por correo. Envíe el Formulario SS-4 a la dirección que indica el IRS. El IRS dice que recibirá el EIN en unas cuatro semanas.
Si el lugar principal del negocio está fuera de Estados Unidos, el IRS dice que puede solicitarlo por teléfono al 267-941-1099, de lunes a viernes, de 6 a.m. a 11 p.m. hora del Este, o enviar el Formulario SS-4 por fax o por correo a los números y la dirección internacionales de la página del IRS. Esto puede ser importante para dueños cuyo negocio tiene su sede en México.
El IRS también dice que solo se puede solicitar un EIN por parte responsable por día, ya sea en línea, por teléfono, por fax o por correo.
Cuándo se puede usar el número
Según el IRS, el EIN se puede usar de inmediato para la mayoría de las necesidades del negocio, como abrir una cuenta bancaria, solicitar licencias comerciales y presentar una declaración por correo. El IRS dice que hay que esperar hasta dos semanas para que el número pase el Programa de Verificación de TIN del IRS, para presentar una declaración electrónica y para hacer depósitos y pagos de impuestos por vía electrónica.
Si vence una declaración y todavía no ha recibido el EIN, el IRS dice que escriba "Applied For" y la fecha en que lo solicitó en el espacio del número.
Paso a paso: cómo obtener un EIN
1. Confirme el tipo de entidad
Defina si el negocio es un negocio propio (sole proprietorship), una sociedad, una LLC, una corporación u otra entidad. Si es una entidad registrada en el estado, complete primero la constitución estatal.
2. Reúna la información de la parte responsable
El IRS dice que la solicitud generalmente necesita el nombre, el número de identificación fiscal y la firma de la parte responsable.
3. Elija cómo solicitarlo
Use la solicitud gratuita en línea del IRS si califica. Si no, use el Formulario SS-4 por fax o por correo, o la línea telefónica internacional si el negocio tiene su sede fuera de EE. UU. Revise las instrucciones del Formulario SS-4 para la guía línea por línea.
4. Guarde la confirmación
Imprima o guarde la confirmación del EIN en sus registros.
5. Mantenga la información al día
El IRS dice que se debe usar el Formulario 8822-B para reportar cambios de la parte responsable, de la dirección o de la ubicación dentro de 60 días.
Cuando el negocio cambia o cierra
La página del IRS ¿Necesita un nuevo EIN? dice que, en general, se necesita un EIN nuevo cuando cambia la propiedad o la estructura de la entidad, y no cuando solo cambia el nombre o la dirección del negocio. Por ejemplo, el IRS dice que el dueño de un negocio propio obtiene un EIN nuevo al incorporarse, al formar una sociedad o al declararse en bancarrota, mientras que una LLC que cambia su elección fiscal a corporación o corporación S no necesita un EIN nuevo.
El IRS dice que no puede cancelar un EIN, pero sí puede desactivarlo. La página del IRS sobre cómo cancelar un EIN y cerrar su cuenta explica los pasos, incluida la presentación de cualquier declaración pendiente.
El IRS también dice que una entidad de negocios debe tener un solo EIN. Si recibió un EIN que no pidió, o cree que alguien robó su EIN, el IRS tiene una página sobre qué hacer si recibió un EIN que no solicitó.
Preguntas frecuentes
¿Cuesta dinero un EIN?
No. El IRS dice que nunca hay que pagar una tarifa por un EIN y advierte sobre los sitios web que cobran por obtenerlo.
Perdí mi EIN. ¿Cómo lo encuentro?
El IRS sugiere buscarlo en el aviso que emitió cuando lo solicitó, comunicarse con el banco donde está la cuenta del negocio, consultar con las agencias donde solicitó licencias estatales o locales y revisar declaraciones de impuestos anteriores del negocio. Si aun así no lo encuentra, el IRS dice que llame a la Línea de Impuestos de Negocios y Especiales al 800-829-4933, de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. hora local.
¿Tengo que reportar a los beneficiarios reales cuando obtengo un EIN?
El IRS dice que algunas corporaciones, LLC y otras entidades pueden estar obligadas a reportar información sobre sus beneficiarios reales a la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN). Si eso aplica es una pregunta separada de la solicitud del EIN.
¿Necesito un EIN para hacer pagos de impuestos estimados?
No necesariamente. Muchas personas que trabajan por cuenta propia hacen pagos estimados con su propio número de identificación fiscal. Nuestro artículo anterior sobre impuestos estimados trimestrales explica lo básico del IRS.
Preguntas en Brownsville y el Valle del Río Grande
Garduño Tax & Associates trabaja con individuos, familias y pequeños negocios en Brownsville y el sur de Texas. Si está abriendo un negocio o va a contratar empleados y quiere organizar los formularios del IRS involucrados, puede contactar la oficina para revisar los documentos.
Este artículo es información general, no asesoría fiscal. Leerlo o comunicarse con la oficina no crea una relación de cliente.